Microsoft Teams Chats exportieren und sichern: Methoden im Vergleich

Der einfachste Weg ist, Text aus dem Chatfenster zu markieren, zu kopieren oder die Seite zu drucken. Für einzelne Nachrichten ist das praktisch und kostet keine Lizenz. Bei längeren Verläufen steigt der Aufwand mit jeder Nachricht. Zeitstempel, Absender, Anhänge und die Struktur des Gesprächs müssen dabei selbst zusammengetragen werden.

Einen Datenexport über das Microsoft-Konto beschreibt Microsoft für „Microsoft Teams for personal use“. Die entsprechende Support-Seite gilt laut Microsoft nicht für Arbeits- oder Schulkonten.

Für Arbeitskonten bietet Microsoft mit Purview eDiscovery ein Werkzeug, das Inhalte in Fällen durchsucht und exportiert. Laut Microsoft entstehen PST-Dateien oder einzelne Nachrichten, Teams-Unterhaltungen lassen sich optional als HTML-Transkript organisieren. Der eDiscovery-Benutzer benötigt eine E3- oder E5-Lizenz, und Exportpakete aus Such-Exporten stehen 14 Tage zur Verfügung.

Die Lösung eignet sich für Compliance-Teams und rechtliche Untersuchungen, ist aber für den gelegentlichen Export einer einzelnen Person eher aufwendig.

Neben Purview bietet Microsoft weitere Exportwege für Administratoren. Laut Microsoft gibt es ein Datenexporttool für kleine bis mittlere Kunden mit bis zu 500 Benutzern. Es exportiert 1:1-Chats, Gruppenchats, Besprechungschats und Kanalnachrichten als ZIP-Datei mit JSON-Dateien. Der Zugriff erfolgt als globaler Administrator im Teams Admin Center, und das Tool lässt sich nach der Freischaltung bis zu 90 Tage nutzen.

Microsoft beschreibt diese Optionen ausdrücklich für den Wechsel von Teams zu einem anderen Anbieter. Den Zugriff auf das Tool fordert man über ein Formular bei Microsoft an. Für weitere Szenarien wie Sicherung verweist Microsoft auf die Teams-Export-APIs. Für den schnellen Export einzelner Chats durch Mitarbeitende sind diese Wege nicht gedacht, sie richten sich an die IT.

Browser-Erweiterungen wie teamschatexporter.com lesen Chats im Browser der angemeldeten Person und speichern sie lokal. Nach Herstellerangabe ist das Angebot kostenlos, quelloffen und kommt ohne Administratorrechte aus. Es unterstützt mehrere Formate. Der Entwickler weist in der Projektbeschreibung darauf hin, dass der Fallback nur das liest, was Teams beim Scrollen gerendert hat, und ältere Verläufe deshalb verpassen kann.

Backup-Lösungen wie AvePoint Cloud Backup oder Veeam Backup for Microsoft 365 sichern Microsoft-365-Daten regelmäßig und stellen sie wieder her. Sie sind auf Betrieb durch die IT und Wiederherstellung ausgelegt, nicht auf den schnellen Export einzelner Chats für Fachabteilungen. Der Umfang der Chat-Sicherung unterscheidet sich je Hersteller und Version.

Eine Lösung im eigenen Tenant, zum Beispiel auf Basis des SharePoint Frameworks, wird im Unternehmen installiert und von Mitarbeitenden bedient. Sie läuft mit deren Rechten über Microsoft Graph und legt das Ergebnis im OneDrive ab. Der Teams Chat Exporter von novalutions arbeitet so und liefert HTML-Dateien mit eigener Suche, die sich als PDF drucken lassen, sowie ein Archiv mit Suche über alle Exporte. Er ist kostenpflichtig, enthält Updates und wird vom Hersteller unterstützt.