Use Case · Für Steuerberater
Mandantenchats sicher archivieren.
Sichern Sie Absprachen, Hinweise und Unterlagen aus Teams-Chats in der Mandantenakte, vollständig, nachvollziehbar und im eigenen Microsoft-365-Tenant.
Von novalutions · Stand:
Vorteile
Gemacht für die Kanzlei.
Lückenlose Mandantenakte
Absprachen und Hinweise aus Chats landen samt Anhängen dort, wo sie hingehören.
Nachweis im Streitfall
Wer hat wann was zugesagt? Durchsuchbare Exporte liefern die Antwort in Sekunden.
Datenschutz im Griff
Der Export läuft im eigenen Tenant. Mandantendaten verlassen Ihre Umgebung nicht.
Unterlagen inklusive
Eingefügte Bilder und angehängte Dokumente werden mitexportiert.
Auch für ganze Kanzleien
Mehrere Chats und große Verläufe in einem Vorgang, ohne IT-Projekt.
Sofort einsatzbereit
Self-Service Installation, Mitarbeitende exportieren ihre Chats eigenständig.
Mandantenkommunikation läuft längst über Teams
Kanzleien nutzen Teams zunehmend für Rückfragen, Terminabsprachen und die Abstimmung von Unterlagen. Hinweise zu Belegen, Fristen oder Entscheidungen des Mandanten stehen dann im Chat, aber nicht in der Akte.
Für die Nachvollziehbarkeit ist das ein Risiko. Wer später belegen muss, was wann besprochen wurde, braucht mehr als die Erinnerung der beteiligten Personen.
Chats sauber in die Akte bringen
Mit dem Teams Chat Exporter sichern Mitarbeitende Chatverläufe samt Anhängen als HTML-Datei, die sich auch als PDF für die Akte speichern lässt. Die Datei ist durchsuchbar und bleibt auch ohne Microsoft 365 dauerhaft nutzbar. Der Export läuft innerhalb Ihrer Microsoft-365-Umgebung, Mandantendaten werden nicht an ein Drittsystem übertragen.
Exportiert wird nur, worauf die jeweilige Person selbst Zugriff hat. Das passt zu einer Kanzlei-Organisation, in der Zugriffe ohnehin nach Zuständigkeit geregelt sind.
Hinweis zu Aufbewahrung und Datenschutz
Ob und wie lange Chatinhalte aufbewahrt werden müssen, hängt vom Inhalt und von den für Ihre Kanzlei geltenden Vorschriften ab. Das ist eine fachliche und rechtliche Einordnung, die wir nicht ersetzen. Der Teams Chat Exporter bietet die technische Möglichkeit, Chats als Datei zu sichern.
Beachten Sie bei der Ablage außerdem die datenschutzrechtlichen Anforderungen Ihrer Mandatsverhältnisse.
Einfach im Kanzleialltag
Die Installation erfolgt einmalig als Self-Service anhand einer Anleitung. Danach exportieren Mitarbeitende ohne IT-Kenntnisse. Der Vorgang dauert in der Regel nur wenige Minuten, sodass er sich in den Abschluss eines Mandats oder Vorgangs einbauen lässt.
Ein typisches Beispiel
Ein Mandant schreibt im Chat, dass eine Rechnung bereits bezahlt wurde und der Beleg nachgereicht wird. Der zuständige Mitarbeiter notiert das nirgends. Monate später wird die Unterlage gebraucht. Mit einem Export am Ende des Vorgangs liegt die Nachricht in der Akte und ist auffindbar. Das Beispiel ist fiktiv und dient nur der Veranschaulichung.
Was Sie vorab klären sollten
Gerade in Kanzleien lohnt es sich, den Ablauf einmal festzulegen:
- Welche Chatinhalte zur Mandantenakte gehören
- Wie Exporte benannt und abgelegt werden, damit sie sich dem Mandat zuordnen lassen
- Wer Zugriff auf die archivierten Chats hat, mit Blick auf Verschwiegenheitspflichten
- Wie Mandanten über die Dokumentation von Chats informiert werden
In der Kanzlei
Chats, die wirklich Bestand haben.
Hinweise und Absprachen mit Mandanten laufen zunehmend über Teams. Damit sie in der Akte nicht fehlen, braucht es eine saubere, nachvollziehbare Ablage.
Der Teams Chat Exporter sichert Chatverläufe samt Anhängen innerhalb Ihrer Microsoft-365-Umgebung. Die exportierten Dateien bleiben auch ohne Microsoft 365 dauerhaft nutzbar.
- Vollständige Ablage in der Mandantenakte
- Exportierte Dateien dauerhaft nutzbar
- Mandantendaten verlassen Ihren Tenant nicht
FAQ
Häufige Fragen
Sind exportierte Mandantenchats auch ohne Microsoft 365 nutzbar?
Ja. Die exportierte Datei funktioniert ohne Microsoft 365 und bleibt dauerhaft nutzbar.
Werden Anhänge und Dokumente mitexportiert?
Ja. Eingefügte Bilder und angehängte Dateien werden in einen Ordner neben der Exportdatei kopiert. Dateien, die im Chat nur verlinkt waren, bleiben als Link erhalten.
Brauchen wir dafür die IT-Abteilung?
Nur einmal für die Installation: Die IT lädt das Paket in den App-Katalog und genehmigt den Zugriff auf Microsoft Graph. Das dauert etwa 20 Minuten und ist Schritt für Schritt dokumentiert. Danach exportieren Mitarbeitende ihre Chats selbst.
Wie lange dauert ein Export?
Der Exportvorgang dauert in der Regel nur wenige Minuten, auch bei umfangreichen Chatverläufen.
Was kostet der Teams Chat Exporter?
Einmalig und netto 490 € (bis 25 Microsoft Accounts), 1.490 € (bis 99) und ab 2.490 € ab 100 Accounts. Es gibt keine Abo-Kosten, Updates sind kostenlos.
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