Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website? Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Abschnitt „Hinweis zur verantwortlichen Stelle“ in dieser Datenschutzerklärung entnehmen.

Wie erfassen wir Ihre Daten? Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z. B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontaktformular eingeben oder per E-Mail senden. Andere Daten werden automatisch oder nach Ihrer Einwilligung beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs).

Wofür nutzen wir Ihre Daten? Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden.

2. Hosting

Wir hosten die Inhalte unserer Website bei folgendem Anbieter:

netcup

Anbieter ist die netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe (nachfolgend netcup). Wenn Sie unsere Website besuchen, erfasst netcup verschiedene Logfiles inklusive Ihrer IP-Adressen. Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von netcup: https://www.netcup.de/kontakt/datenschutzerklaerung.php.

Rechtsgrundlage: Die Verwendung von netcup erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer möglichst zuverlässigen Darstellung unserer Website. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Auftragsverarbeitung: Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) mit dem oben genannten Anbieter geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

novalutions UG (haftungsbeschränkt) Luxemburger Str. 150 50937 Köln Vertreten durch: Jérémie Constant & Kevin Schwarz Telefon: 0221 – 292459 20 E-Mail: info@novalutions.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen oder Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

4. Datenerfassung auf dieser Website

Cookies

Unsere Internetseiten verwenden so genannte „Cookies“. Cookies sind kleine Datenpakete und richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an. Sie werden entweder vorübergehend für die Dauer einer Sitzung (Session-Cookies) oder dauerhaft (permanente Cookies) auf Ihrem Endgerät gespeichert. Session-Cookies werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Permanente Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese selbst löschen oder eine automatische Löschung durch Ihren Webbrowser erfolgt.

Rechtsgrundlage: Soweit Cookies technisch notwendig sind (z. B. für die Funktion der Website), erfolgt die Speicherung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an fehlerfreier Bereitstellung). Für andere Cookies (z. B. Tracking) holen wir Ihre Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten (netcup) erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

Rechtsgrundlage: Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Optimierung seiner Website – hierzu müssen die Server-Log-Files erfasst werden.

Kontaktanfrage per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), sofern diese abgefragt wurde.

5. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung (Art. 15 DSGVO).
• Berichtigung falscher oder Vervollständigung Ihrer Daten (Art. 16 DSGVO).
• Löschung Ihrer gespeicherten Daten (Art. 17 DSGVO).
• Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Möchten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an: info@novalutions.de

Teams Chat Exporter

Dieser Abschnitt beschreibt, wie personenbezogene Daten bei der Nutzung unseres Produkts „Teams Chat Exporter“ verarbeitet werden. Das Produkt wird auch über den Microsoft Marketplace angeboten.

Funktionsweise und Verantwortlichkeit

Der Teams Chat Exporter ist eine Lösung auf Basis des SharePoint Frameworks (SPFx). Unsere Kunden installieren sie selbst im App-Katalog ihres eigenen Microsoft-365-Tenants und stellen sie als App in Microsoft Teams oder auf SharePoint-Seiten bereit. Der Programmcode wird aus diesem App-Katalog geladen und läuft im Browser des jeweiligen Nutzers. Die Verarbeitung findet ausschließlich dort und in der Microsoft-365-Umgebung des Kunden statt. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist deshalb das Unternehmen, das den Teams Chat Exporter einsetzt. Die novalutions UG (haftungsbeschränkt) hat keinen Zugriff auf die Umgebung des Kunden. Sie erhält auch keine Chat-Inhalte, Dateien oder Nutzerdaten.

Welche Daten verarbeitet werden

Startet ein Nutzer einen Export, ruft die App mit delegierten Berechtigungen, also ausschließlich mit den Rechten dieses Nutzers, über Microsoft Graph folgende Daten ab:

• die Liste seiner Chats und der Teams- bzw. Kanalunterhaltungen, auf die er Zugriff hat
• Nachrichteninhalte mit Zeitstempel, Namen der Absender und Teilnehmer sowie Systemereignisse wie hinzugefügte oder entfernte Mitglieder, Anrufe und Umbenennungen
• Anhänge, freigegebene Dateien und eingebettete Bilder
• Name und Kennung des Nutzers, um seine eigenen Nachrichten im Export zuzuordnen
• für Teilnehmerberichte zu Besprechungen: Einladungen und Zusagen aus dem Kalender des Nutzers sowie die Anwesenheitslisten von Besprechungen, die er organisiert hat

Es werden nur Inhalte exportiert, auf die der Nutzer selbst zugreifen kann.

Speicherort

Das Ergebnis wird im OneDrive des Nutzers im Ordner „TeamsChatExport“ abgelegt, als HTML-Datei mit einem Unterordner für Bilder und Anhänge. Damit das Archiv beim nächsten Öffnen schneller lädt, speichert die App die bereits eingelesenen Chats lokal im Browser des Nutzers (IndexedDB), getrennt für jeden Nutzer. Dieser Zwischenspeicher wird gelöscht, wenn der Nutzer die Websitedaten seines Browsers löscht. Den Betrieb von Microsoft 365 verantwortet Microsoft im Rahmen des Vertrags zwischen dem Kunden und Microsoft.

Lizenzprüfung

Der Kunde hinterlegt einen Lizenzschlüssel in seinem Tenant. Er enthält die Kennung des Tenants, die Zahl der lizenzierten Benutzerkonten und das Ablaufdatum, aber keine Daten einzelner Nutzer. Die App prüft den Schlüssel lokal im Browser. Dabei werden keine Daten an uns übermittelt.

Öffnen der exportierten HTML-Datei

Die exportierte HTML-Datei enthält Darstellung und Suche selbst und lädt beim Öffnen keine Inhalte aus dem Internet nach. Sie lässt sich auch ohne Internetverbindung vollständig lesen.

Anfragen über den Microsoft Marketplace

Wählt ein Interessent im Microsoft Marketplace „Kontakt mit mir aufnehmen“ oder fordert ein privates Angebot an, übermittelt Microsoft die dort angegebenen Kontaktdaten an uns. Das sind in der Regel Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen, Land und die Nachricht des Interessenten. Wir verwenden diese Daten ausschließlich, um die Anfrage zu beantworten und ein Angebot oder eine Testversion bereitzustellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen). Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Für die Verarbeitung durch Microsoft gilt die Datenschutzerklärung von Microsoft.

Support

Bei Supportanfragen, etwa per E-Mail an teamschatexporter@novalutions.de, verarbeiten wir die übermittelten Kontaktdaten und Inhalte zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Screenshots, Fehlermeldungen oder Exportdateien bitten wir nur so weit zu senden, wie es für die Lösung erforderlich ist.

Ihre Rechte

Für Daten, die wir selbst verarbeiten, also Marketplace-Anfragen und Support, gelten die oben in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Betroffenenrechte. Für Daten, die der Teams Chat Exporter in Ihrer Organisation verarbeitet, wenden Sie sich bitte an Ihren Arbeitgeber als Verantwortlichen.