Anwendungsfall · Compliance
Chats als Nachweis sichern.
Sichern Sie Chatverläufe samt Zeitstempeln, Absendern und Anhängen als Nachweis für Compliance-Anforderungen oder Auseinandersetzungen, im eigenen Tenant.
Von novalutions · Stand:
Vorteile
Nachweise, die man vorlegen kann.
Nachvollziehbar
Nachrichten mit Zeitstempel und Absendern in einer lesbaren Datei.
Mit Anhängen
Eingefügte Bilder und angehängte Dateien sind enthalten.
Unabhängig von Microsoft 365
Das Archiv bleibt als Datei dauerhaft nutzbar.
Daten bleiben im Tenant
Der Export läuft in Ihrer Umgebung, ohne Drittsystem.
Schnell wiederfindbar
Filter- und durchsuchbar für Auskunfts- und Streitfälle.
Eigenes Layout
Im Paket Enterprise erhalten die Exportdateien ein Layout nach Ihrer CI.
Chats sind oft die einzige Quelle
Zusagen, Freigaben und Hinweise werden häufig im Chat gegeben. Kommt es später zu einer Rückfrage, einer Prüfung oder einem Streit, sind diese Nachrichten oft die einzige Quelle. Wer sie nur im laufenden Chat hält, ist auf dessen Verfügbarkeit angewiesen.
Lesbarer Export statt Screenshot
Screenshots zeigen nur einen Ausschnitt und sind schwer zu durchsuchen. Ein Export mit dem Teams Chat Exporter enthält Nachrichten mit Zeitstempeln und Absendern, dazu eingefügte Bilder und angehängte Dateien. Die HTML-Datei ist durchsuchbar, lässt sich dauerhaft ablegen und bei Bedarf als PDF speichern. Wird ein Export später ergänzt, bleiben in Teams gelöschte Nachrichten darin erhalten.
Im Paket Enterprise erhalten die Exportdateien auf Wunsch ein Layout nach Ihrer Corporate Identity.
Einordnung: Export und eDiscovery
Für formale Untersuchungen mit Fällen, Suchen und Prüfprozessen bietet Microsoft mit Purview eDiscovery eigene Funktionen. Der Teams Chat Exporter ist eine ergänzende Lösung für den schnellen Export durch Mitarbeitende. Beide Ansätze lassen sich kombinieren.
Wichtiger Hinweis zur Rechtslage
Ob und wie ein Export im Einzelfall als Nachweis dient, beurteilen Gerichte und Prüfer im Einzelfall. Auch Aufbewahrungs- und Datenschutzpflichten hängen vom Inhalt ab. Klären Sie das mit Ihrer Rechtsberatung. Der Teams Chat Exporter liefert die technische Grundlage, keine Rechtsberatung.
Ein typisches Beispiel
Ein Lieferant behauptet, eine Änderung der Spezifikation sei nie bestätigt worden. Im Projektchat gab es dazu eine eindeutige Zusage mit Datum. Wer diese Nachricht nur im laufenden Chat hat, muss sie erst finden und belegen. Ein Export mit Zeitstempel, Absender und Anhängen liefert den Beleg in lesbarer Form. Das Beispiel ist fiktiv und dient nur der Veranschaulichung.
Was Sie vorab klären sollten
Nachweise sind nur so gut wie der Prozess dahinter:
- Wer Exporte anstößt und wie sie benannt werden
- Ablage mit Zugriffsschutz und nachvollziehbarer Zuständigkeit
- Aufbewahrungsfristen für die jeweiligen Inhalte
- Abstimmung mit Rechts- und Datenschutzbeauftragten
Im Ernstfall
Nachweise, die Bestand haben.
Wenn es darauf ankommt, zählt, was dokumentiert ist. Ein vollständiger Export hält Absprachen fest, bevor sie in der Fülle des Chats untergehen.
Die Daten bleiben dabei in Ihrer eigenen Microsoft-365-Umgebung.
- Zeitstempel und Absender
- Anhänge im Kontext
- Lesbar und dauerhaft
FAQ
Häufige Fragen
Ist ein Export als Nachweis vor Gericht geeignet?
Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Es hängt vom Einzelfall und der Würdigung durch das Gericht ab. Klären Sie das mit Ihrer Rechtsberatung.
Was enthält der Export?
Nachrichten mit Zeitstempel und Absendern, Antworten, eingefügte Bilder und angehängte Dateien, soweit die ausführende Person darauf Zugriff hat. Reaktionen und Besprechungsaufzeichnungen sind nicht enthalten.
Ersetzt der Export Microsoft Purview eDiscovery?
Nein. Purview ist für formale Untersuchungen mit Fällen und Prüfprozessen gedacht. Der Teams Chat Exporter ergänzt das um einen einfachen Export durch Mitarbeitende.
Können wir unser eigenes Layout verwenden?
Ja, im Paket Enterprise erhalten die Exportdateien ein Layout nach Ihrer Corporate Identity.
Wo liegen die exportierten Daten?
Im OneDrive der exportierenden Person, in Ihrem Microsoft-365-Tenant. Der Export verlässt Ihre Umgebung nicht.
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