Anwendungsfall · Offboarding
Chats beim Offboarding sichern.
Sichern Sie die geschäftlich relevanten Chats ausscheidender Mitarbeitender, bevor Zugänge enden, ohne IT-Projekt und im eigenen Tenant.
Von novalutions · Stand:
Vorteile
Wissen bleibt, auch wenn Menschen gehen.
Wissen bleibt im Unternehmen
Absprachen und Hintergründe gehen nicht mit dem Konto verloren.
Export durch die Person selbst
Exportiert wird, worauf die ausführende Person selbst Zugriff hat.
Anhänge und Dateien
Eingefügte Bilder und angehängte Dateien sind enthalten.
Lesbar ohne Microsoft 365
Die HTML-Datei bleibt ohne Microsoft 365 lesbar, auf Wunsch als PDF.
Teil der Checkliste
Ein Export lässt sich als fester Schritt in den Austrittsprozess aufnehmen.
Schnell wiederfindbar
Archivierte Chats bleiben durchsuchbar für Nachfolge und Team.
Wenn Mitarbeitende gehen, gehen Chats mit
Beim Austritt wird in der Regel das Konto deaktiviert und die Lizenz entfernt. Was mit Chatinhalten geschieht, hängt von Ihren Richtlinien ab. Sind sie nicht mehr zugänglich, fehlen Absprachen, Hintergründe und Zusagen, die nur dort standen.
Nachfolger und Teams müssen dann Entscheidungen rekonstruieren, die längst getroffen wurden. Das kostet Zeit und führt zu Rückfragen bei Kunden.
Der Export gehört in die Offboarding-Checkliste
Der Teams Chat Exporter wird von der Person gestartet, deren Chats gesichert werden sollen, und exportiert nur Inhalte, auf die diese Person selbst Zugriff hat. Für das Offboarding bedeutet das: Der Export wird als Schritt in die Austrittsliste aufgenommen und vor dem Ende des Zugangs durchgeführt.
- Relevante Chats mit Kunden, Projekten und Lieferanten auswählen
- Export in Teams starten und kurz vor dem letzten Arbeitstag mit „Alle ergänzen“ die neuesten Nachrichten nachziehen
- Archiv in Ablage, Projektakte oder SharePoint übernehmen
- Zuständige Nachfolge informieren
Datenschutz und Mitbestimmung beachten
Chats können personenbezogene und private Inhalte enthalten. Klären Sie vor der Einführung eines solchen Prozesses die datenschutzrechtlichen Anforderungen und gegebenenfalls die Beteiligung des Betriebsrats. Der Teams Chat Exporter unterstützt den technischen Teil. Welche Inhalte gesichert werden, entscheiden Sie.
Auch bei Rollenwechseln nützlich
Nicht nur beim Austritt gehen Informationen verloren. Auch bei einem Wechsel in eine andere Abteilung oder bei einer Übergabe von Kunden lohnt sich ein Export der relevanten Chats. So erhält die Nachfolge den Kontext, ohne dass die bisherige Person alles nacherzählen muss.
Ein typisches Beispiel
Eine Projektleiterin verlässt das Unternehmen. In ihren Chats stehen Absprachen mit drei Kunden, Zusagen zu Lieferterminen und Links zu freigegebenen Dateien. Wird das Konto ohne Export deaktiviert, muss die Nachfolge alles neu erfragen. Wurde vorher exportiert, übernimmt sie das Archiv und kann nahtlos weiterarbeiten. Das Beispiel ist fiktiv und dient nur der Veranschaulichung.
Checkliste für die Einführung
Damit der Export zuverlässig Teil des Austrittsprozesses wird, sollten Sie diese Punkte festlegen:
- Prozess und Zuständigkeit: Wer erinnert an den Export und wer prüft das Ergebnis?
- Abstimmung mit Datenschutz und gegebenenfalls Betriebsrat
- Ablageort und Zugriff für die exportierten Archive
- Aufbewahrungsdauer und spätere Löschung
Im Austrittsprozess
Wissen geht nicht mit.
Ein sauberer Austritt umfasst mehr als Schlüssel und Laptop. Auch die Absprachen aus Chats gehören zur Übergabe.
Mit einem Export vor dem Ende des Zugangs bleibt der Kontext im Unternehmen, in einem Format, das jeder öffnen kann.
- Fester Schritt in der Checkliste
- Export in wenigen Minuten
- Archiv unabhängig vom Konto
FAQ
Häufige Fragen
Kann die IT die Chats eines ausgeschiedenen Mitarbeiters exportieren?
Der Teams Chat Exporter exportiert nur Inhalte, auf die die ausführende Person Zugriff hat. Der Export sollte deshalb vor dem Ende des Zugangs durch die Person selbst durchgeführt werden.
Wie lange dauert der Export?
In der Regel nur wenige Minuten, auch bei umfangreichen Chatverläufen.
In welchem Format liegen die Chats danach vor?
Als HTML-Datei mit einem Ordner für Bilder und Anhänge. Sie funktioniert ohne Microsoft 365 und lässt sich bei Bedarf als PDF speichern.
Brauchen wir dafür ein IT-Projekt?
Nein. Die Installation erfolgt einmalig als Self-Service mit Anleitung. Danach exportieren Mitarbeitende selbst, ohne IT-Kenntnisse.
Was ist mit Datenschutz und Betriebsrat?
Klären Sie vor der Einführung die datenschutzrechtlichen Anforderungen und die Beteiligung des Betriebsrats. Das ist eine unternehmensinterne Entscheidung, die wir nicht ersetzen.
Das könnte Sie auch interessieren
Teams Chat Exporter kostenlos testen
Fordern Sie die Testversion an und exportieren Sie Ihre Chats in Ihrer eigenen Microsoft-365-Umgebung.
Überzeugen Sie sich persönlich.
Vereinbaren Sie eine unverbindliche Produktdemo oder kontaktieren Sie uns direkt via Telefon oder E-Mail. Für Enterprise-Kunden steht zusätzlich eine kostenlose Trial-Version bereit.
- 0221 - 29245920
- info@novalutions.de
- Enterprise-Trial anfordern
- Luxemburger Str. 150, Köln
