Use Case · Für Agenturen
Projekte sauber dokumentieren.
Sichern Sie die Teams-Kommunikation Ihrer Projekte revisionssicher und übergeben Sie sie bei Projektende ohne Mehraufwand.
Von novalutions · Stand:
Vorteile
Gemacht für den Agenturalltag.
Projektkommunikation sichern
Abstimmungen mit Kunden sind jederzeit nachweisbar, auch Jahre nach Projektende.
Sauberer Projektabschluss
Chats und Kanäle samt Anhängen als HTML-Datei an die Projektakte übergeben, bei Bedarf auch als PDF.
Daten bleiben beim Kunden
Der Export läuft im Microsoft-365-Tenant, ohne externe Cloud-Dienste.
Kein IT-Aufwand
Self-Service Installation. Teams exportieren ihre Chats ohne IT-Projekt.
Viele Chats auf einmal
Mehrere Chats und ganze Projektkanäle in einem Vorgang, auch bei großen Verläufen.
Schnell wiederfindbar
Durchsuchbare Exporte für Rückfragen, Nachträge und Streitfälle.
Wenn Entscheidungen im Chat fallen
In Agenturen läuft ein großer Teil der Projektabstimmung über Teams: Freigaben, Korrekturschleifen, Änderungen am Umfang, Absprachen zu Budget und Terminen. Viele dieser Entscheidungen werden nie in ein Projektmanagement-Tool oder eine E-Mail übertragen. Sie stehen nur im Chat.
Spätestens bei Rückfragen des Kunden, einer Rechnungsdiskussion oder einem Teamwechsel wird das zum Problem. Dann hilft es wenig, wenn die entscheidende Nachricht irgendwo in einem langen Verlauf steckt oder nur noch für einzelne Personen zugänglich ist.
So hilft der Teams Chat Exporter
Der Teams Chat Exporter sichert Chats und Kanäle als lesbare HTML-Datei mit eigener Suche, die sich auch als PDF speichern lässt. Eingefügte Bilder und angehängte Dateien werden mitexportiert, sodass der Kontext erhalten bleibt. Das Archiv liegt im OneDrive der exportierenden Person und kann in die Projektakte übernommen werden.
Weil der Export vollständig im eigenen Microsoft-365-Tenant läuft, verlassen keine Kundendaten Ihre Umgebung. Das ist für Agenturen mit Vertraulichkeitsvereinbarungen ein wichtiger Punkt.
In drei Schritten zur Projektakte
Der Ablauf ist bewusst einfach gehalten:
- Das Projektteam wählt die relevanten Chats und Kanäle aus und startet den Export in Teams
- Der Export wird als HTML-Datei samt Anhängen im OneDrive abgelegt, in der Regel nach wenigen Minuten
- Das Archiv wandert in die Projektakte oder wird an den Kunden übergeben
Auch für große Projekte
Für umfangreiche Projekte lassen sich mehrere Chats und ganze Kanäle in einem Vorgang sichern, auch bei sehr großen Verläufen. Läuft ein Projekt weiter, ergänzt die App vorhandene Exporte um neue Nachrichten, statt alles neu zu exportieren. So wird der Projektabschluss nicht zur Fleißarbeit.
Ein typisches Beispiel
Stellen Sie sich eine Kampagne vor, die über drei Monate läuft. Im Chat mit dem Kunden wird die Zielgruppe angepasst, ein Budgetrahmen bestätigt und eine zusätzliche Variante freigegeben. Am Ende fragt der Kunde, warum diese Variante nicht im ursprünglichen Angebot stand. Mit einem Export der Projektchats lässt sich die Absprache samt Datum und Beteiligten nachvollziehen, ohne den Verlauf Nachricht für Nachricht zu durchsuchen. Das Beispiel ist fiktiv und dient nur der Veranschaulichung.
Was Sie vorab klären sollten
Ein paar Festlegungen machen den Export im Projektalltag reibungslos:
- Welche Chats in die Projektakte gehören: Kunden- und Projektchats, nicht private Unterhaltungen
- Wo das Archiv abgelegt wird und wer darauf zugreifen darf
- Was Ihre Verträge mit dem Kunden zur Aufbewahrung und Herausgabe von Kommunikation regeln
- Wer den Export am Projektende anstößt
Im Projektalltag
Weniger Suchen, mehr Nachweis.
In Kundenprojekten entstehen Entscheidungen oft nebenbei im Teams-Chat: eine Freigabe, eine Änderung, eine Absprache zum Budget. Wer sie später belegen muss, sucht meist lange.
Mit dem Teams Chat Exporter sichern Sie diese Kommunikation zum Projektende vollständig und legen sie dort ab, wo Ihr Team sie wiederfindet, ohne IT-Projekt und ohne dass Daten Ihren Tenant verlassen.
- Freigaben und Absprachen jederzeit belegbar
- Übergabe an Kunden in wenigen Klicks
- Export durch die Projektteams selbst
FAQ
Häufige Fragen
Kann ich den Export für mehrere Kundenprojekte auf einmal nutzen?
Ja. Der Teams Chat Exporter unterstützt den Massenexport, sodass mehrere Chats in einem Vorgang gesichert werden können, auch bei großen Verläufen.
Bleiben die Daten meiner Kunden in meinem Tenant?
Ja. Der Export läuft vollständig in Ihrer eigenen Microsoft-365-Umgebung. Kein Drittsystem verarbeitet die Daten.
Kann ich die Chats an den Kunden übergeben?
Ja. Jeder Export ist eine HTML-Datei mit einem Ordner für Bilder und Anhänge und lässt sich ohne Microsoft 365 öffnen. Über die Druckfunktion des Browsers speichern Sie ihn bei Bedarf als PDF.
Wie lange dauert ein Export?
Der Exportvorgang dauert in der Regel nur wenige Minuten, auch bei umfangreichen Chatverläufen.
Was kostet der Teams Chat Exporter?
Einmalig und netto 490 € (bis 25 Microsoft Accounts), 1.490 € (bis 99) und ab 2.490 € ab 100 Accounts. Es gibt keine Abo-Kosten, Updates sind kostenlos.
Das könnte Sie auch interessieren
Teams Chat Exporter kostenlos testen
Fordern Sie die Testversion an und exportieren Sie Ihre Chats in Ihrer eigenen Microsoft-365-Umgebung.
Überzeugen Sie sich persönlich.
Vereinbaren Sie eine unverbindliche Produktdemo oder kontaktieren Sie uns direkt via Telefon oder E-Mail. Für Enterprise-Kunden steht zusätzlich eine kostenlose Trial-Version bereit.
- 0221 - 29245920
- info@novalutions.de
- Enterprise-Trial anfordern
- Luxemburger Str. 150, Köln
