Anwendungsfall · Meetings
Teilnahme an Meetings belegen.
Exportieren Sie, wer an einem Meeting teilgenommen hat und wie lange jede Person anwesend war, als Nachweis für Schulungen, Pflichttermine und abrechenbare Meetings.
Von novalutions · Stand:
Vorteile
Anwesenheit schwarz auf weiß.
Teilnahme belegen
Der Bericht zeigt, wer eingeladen war und wer an einem Meeting teilgenommen hat.
Anwesenheitsdauer
Wie lange jede Person anwesend war, für Meetings, die Sie organisiert haben.
Für Schulungen
Nachweise für Pflichtschulungen und Unterweisungen.
Für Abrechnungen
Belege für abrechenbare Meetings mit Kunden.
Im eigenen Tenant
Der Export läuft in Ihrer Microsoft-365-Umgebung.
Ab Paket L
Anwesenheitsberichte für Meetings sind ab dem Paket L enthalten.
Warum Teilnahmenachweise?
Bei Pflichtschulungen, Unterweisungen, Gremiensitzungen oder abrechenbaren Kundenterminen reicht die Einladung nicht aus. Entscheidend ist, wer tatsächlich dabei war und wie lange. Ohne Beleg bleibt das eine Behauptung.
Teams zeigt Teilnehmende während des Meetings an. Für die Dokumentation danach braucht es einen Bericht, den man ablegen oder weitergeben kann.
Was der Anwesenheitsbericht liefert
Der Teams Chat Exporter exportiert Anwesenheitsberichte für Meetings. Sie halten fest, wer eingeladen war, wer an einem Meeting teilgenommen hat und wie lange jede Person anwesend war. Damit belegen Sie die Teilnahme an Schulungen, Pflichtterminen oder abrechenbaren Meetings.
Die Anwesenheitszeiten stellt Microsoft nur der Person bereit, die das Meeting organisiert hat. Den Bericht erstellt deshalb am besten die Organisatorin oder der Organisator.
- Schulungen und Unterweisungen: Nachweis der Teilnahme für Personal- und Qualitätsakten
- Pflichttermine: Dokumentation, wer dabei war
- Abrechenbare Meetings: Beleg der Anwesenheit für Kundenabrechnungen
Verfügbarkeit und Datenschutz
Anwesenheitsberichte für Meetings sind ab dem Paket L enthalten. Teilnahmedaten sind personenbezogen. Informieren Sie Teilnehmende über die Auswertung und klären Sie datenschutzrechtliche Fragen vorab. Der Export läuft vollständig in Ihrer eigenen Microsoft-365-Umgebung.
Ein typisches Beispiel
Ein Unternehmen führt eine Pflichtschulung online durch. 40 Personen sind eingeladen, einige verlassen das Meeting früher. Für die Personalakte soll dokumentiert werden, wer tatsächlich teilgenommen hat und wie lange. Der Anwesenheitsbericht liefert genau diese Angaben pro Person. Das Beispiel ist fiktiv und dient nur der Veranschaulichung.
So nutzen Sie den Bericht
Der Ablauf ist kurz:
- Nach dem Meeting im Reiter „Meetings“ den Teilnehmerbericht erstellen
- Teilnahme und Anwesenheitsdauer pro Person prüfen
- Bericht aus dem OneDrive in Personal-, Qualitäts- oder Abrechnungsunterlagen übernehmen
Was Sie vorab klären sollten
Damit der Bericht seinen Zweck erfüllt, helfen klare Regeln:
- Ab welcher Anwesenheitsdauer eine Teilnahme als erfüllt gilt
- Wer die Berichte erstellt und ablegt
- Wie Teilnehmende über die Dokumentation informiert werden
- Ob Ihr Paket Anwesenheitsberichte enthält (ab Paket L)
Im Meeting-Alltag
Anwesenheit schwarz auf weiß.
Meetings finden statt, aber ihre Teilnahme wird selten festgehalten. Ein Bericht schließt diese Lücke.
So haben Sie einen Beleg, wenn jemand nachfragt, ob eine Person dabei war.
- Teilnahme und Dauer pro Person
- Für Schulungen und Abrechnungen
- Ab Paket L enthalten
FAQ
Häufige Fragen
Was steht im Anwesenheitsbericht?
Der Bericht zeigt, wer eingeladen war, wer an einem Meeting teilgenommen hat und wie lange jede Person anwesend war. Die Anwesenheitszeiten erhält nur, wer das Meeting organisiert hat.
Wofür eignen sich die Berichte?
Zum Beispiel als Nachweis für Schulungen, Pflichttermine oder abrechenbare Meetings.
In welchem Paket sind Anwesenheitsberichte enthalten?
Ab dem Paket L. Das Paket S enthält sie nicht.
Verlassen die Teilnahmedaten meinen Tenant?
Nein. Der Export läuft vollständig in Ihrer eigenen Microsoft-365-Umgebung.
Muss ich Teilnehmende informieren?
Teilnahmedaten sind personenbezogen. Klären Sie die datenschutzrechtlichen Anforderungen in Ihrem Unternehmen vorab. Das ist eine Einordnung, die wir nicht ersetzen.
Das könnte Sie auch interessieren
Teams Chat Exporter kostenlos testen
Fordern Sie die Testversion an und exportieren Sie Ihre Chats in Ihrer eigenen Microsoft-365-Umgebung.
Überzeugen Sie sich persönlich.
Vereinbaren Sie eine unverbindliche Produktdemo oder kontaktieren Sie uns direkt via Telefon oder E-Mail. Für Enterprise-Kunden steht zusätzlich eine kostenlose Trial-Version bereit.
- 0221 - 29245920
- info@novalutions.de
- Enterprise-Trial anfordern
- Luxemburger Str. 150, Köln
